Propuesta funcional, técnica y comparativa

Tesluz Intelligence

Plataforma central para clientes, proyectos, proveedores, productos, catálogos e inteligencia comercial.

Una solución pensada para convertir información técnica dispersa en una herramienta comercial centralizada, consultable y escalable.

El documento presenta el alcance general del proyecto, los requisitos que debería cumplir la plataforma, dos enfoques de implementación posibles y una recomendación objetiva para la toma de decisión.

Enfoque

Primero requisitos, luego inversión

Se prioriza explicar qué debe resolver la plataforma, cómo debería funcionar y bajo qué condiciones técnicas debe operar.

Aclaración clave

Facturación como integración externa

La facturación electrónica no se desarrollará de forma nativa; Tesluz Intelligence se conectará al sistema que el cliente elija, siempre que disponga de API o mecanismo técnico compatible y autorizado.

02 · VISIÓN GENERAL

Qué debe lograr la plataforma.

Objetivo 1

Centralizar

Reunir clientes, contactos, sedes, proyectos, proveedores, productos, documentos, conversaciones y cotizaciones en un solo entorno de consulta y gestión.

Objetivo 2

Acelerar

Reducir tiempos de búsqueda, comparación y preparación comercial, especialmente en selección de productos, revisión de catálogos y construcción de propuestas.

Objetivo 3

Escalar

Construir una base modular que pueda sumar nuevas integraciones y capacidades sin rehacer el sistema cada vez que el negocio lo requiera.

Principio común: cualquiera que sea la opción elegida, Tesluz Intelligence deberá ser la capa central de trabajo y de consulta.

03 · ALCANCE COMPARTIDO

Qué debe resolver el sistema en ambos enfoques.

Núcleo funcional compartido

CRM de clientes, contactos, sedes y proyectos.
Gestión de proveedores y condiciones comerciales.
Maestro de productos con fotografía y atributos técnicos.
Catálogos y documentos técnicos.
Motor de IA para búsqueda, comparación y recomendación.
Cotización especializada, versiones y seguimiento.
Tareas, actividades, historial y dashboards base.

Servicios externos a integrar cuando aplique

Facturación electrónica.
WhatsApp y mensajería.
Correo y notificaciones.
Telefonía o VoIP.
Pasarela de pagos.
Firma electrónica.
Servicios especializados de IA/OCR.
Inventario externo si Tesluz decide conectarlo.

Lectura del alcance: el diferencial del proyecto está en organizar el conocimiento comercial y técnico de Tesluz; las herramientas externas cumplen funciones especializadas de apoyo.

04 · REQUISITOS COMUNES

Requisitos técnicos comunes: estructura, API, seguridad y trazabilidad.

ARC-T-001

Modelo de entidades

La plataforma deberá diferenciar al menos cliente, contacto, sede, proyecto, proveedor, producto, catálogo, cotización, actividad y documento.

ARC-T-002

API e interoperabilidad

El sistema deberá contar con mecanismos autenticados para intercambiar información con servicios externos autorizados.

ARC-T-003

Autenticación y permisos

El acceso deberá controlarse por usuario, rol y permisos, distinguiendo administración, comercial, consulta y operación.

ARC-T-004

Trazabilidad

Toda operación crítica deberá conservar usuario, fecha, entidad, acción ejecutada y resultado.

ARC-T-005

Gestión documental

La plataforma deberá almacenar y relacionar imágenes, fichas, catálogos, cotizaciones y demás archivos de soporte.

05 · REQUISITOS COMUNES

Requisitos funcionales comunes: CRM, proveedores, productos y seguimiento.

CRM-T-001

Vista 360° del cliente

Cada cliente deberá concentrar contactos, sedes, proyectos, cotizaciones, actividades, documentos y comunicaciones relacionadas.

PRV-T-001

Ficha de proveedor

Cada proveedor deberá admitir contactos, marcas, condiciones comerciales, garantías, documentos y observaciones internas.

PRD-T-001

Producto con estructura extensible

Cada producto deberá admitir atributos técnicos variables según categoría, fotografía principal, galería, documentos y relación múltiple con proveedores.

PRD-T-002

Histórico comercial

La relación producto–proveedor deberá poder registrar precio, vigencia, garantía, disponibilidad u otras condiciones comerciales relevantes.

OPS-T-001

Actividades y seguimiento

La plataforma deberá registrar tareas, notas, próximos pasos y estados del pipeline vinculados a cliente y proyecto.

06 · REQUISITOS COMUNES

Requisitos comunes: catálogos, IA y cotización.

CAT-T-001

Carga y procesamiento de catálogos

El sistema deberá admitir al menos PDF, XLSX, CSV e imágenes, procesarlos en segundo plano y conservar estado, fuente y versión.

CAT-T-002

Control de validación

Todo dato extraído desde catálogos deberá poder revisarse, corregirse y aprobarse antes de consolidarse como información operativa.

IA-T-001

IA con evidencia

Las recomendaciones o extracciones no deberán inventar precios, garantías o atributos técnicos; cuando aplique, deberán conservar evidencia, fuente o nivel de confianza.

QUO-T-001

Cotización especializada

La plataforma deberá crear cotizaciones con productos, imágenes, cantidades, precios, margen, vigencia y condiciones comerciales.

QUO-T-002

Versionamiento

Cada cotización enviada deberá conservar histórico de versiones, fecha, estado y archivo generado.

07 · OPCIÓN A

Plataforma propia modular: visión general.

Qué se construye dentro de Tesluz

CRM y ficha 360° de clientes.
Proyectos y pipeline.
Proveedores.
Maestro de productos.
Catálogos y documentos.
IA para extracción, búsqueda y recomendación.
Cotizador, versiones y dashboards base.
Actividades, notas y seguimiento.

Qué se conecta desde afuera

Facturación electrónica.
WhatsApp.
Correo.
Telefonía.
Pasarela de pagos.
Firma electrónica.
Servicios especializados de IA/OCR.
Inventario externo, si se define conectarlo.

Idea central de la Opción A: el conocimiento estratégico del negocio permanece en una plataforma propia y extensible.

08 · OPCIÓN A

Requisitos de la Opción A: clientes, proveedores y productos.

A-CRM-001

Modelo comercial propio

La ficha de cliente, oportunidad y proyecto deberá responder a la operación comercial de Tesluz, no a la lógica fija de un CRM genérico cerrado.

A-PRV-001

Gestión propia de proveedores

Deberá existir ficha de proveedor con contactos, marcas, condiciones, garantías, documentos y observaciones.

A-PRD-001

Maestro de productos propio

Cada producto deberá tener identificador interno único, fotografía, especificaciones técnicas, documentos y relación con múltiples proveedores.

A-PRD-002

Normalización interna

La plataforma deberá consolidar la información técnica y comercial en una estructura propia reutilizable por búsqueda, comparación y cotización.

09 · OPCIÓN A

Requisitos de la Opción A: catálogos, IA, cotización y seguimiento.

A-CAT-001

Ingesta y normalización de catálogos

Los catálogos deberán cargarse, procesarse y transformarse a información útil dentro del sistema.

A-IA-001

Búsqueda y recomendación

La IA deberá recibir consultas comerciales o técnicas, identificar criterios y devolver alternativas organizadas y comparables.

A-QUO-001

Cotización especializada

La cotización deberá construirse desde la propia plataforma, con productos, imágenes, cantidades, precios, márgenes y condiciones.

A-SEG-001

Seguimiento comercial

Cada oportunidad deberá permitir registrar tareas, actividades, notas, responsables y próxima acción.

10 · OPCIÓN A

Continuidad anual y condiciones de salida de la Opción A.

Ventaja principal

Más control a largo plazo

La lógica de productos, proveedores, proyectos, criterios técnicos y cotización queda dentro de un activo propio de Tesluz.

Consideración

Mayor desarrollo inicial

Requiere una inversión de arranque superior a la alternativa integradora, aunque disminuye la dependencia funcional de terceros en el núcleo del negocio.

A-SOP-001

Continuidad anual

La anualidad cubre infraestructura, monitoreo, mantenimiento preventivo, corrección de incidencias y actualizaciones menores dentro del alcance acordado.

A-SOP-002

No renovación

Si el cliente no renueva, se entrega código, base de datos, documentación y accesos del alcance contratado; Tesluz asume mantenimiento e infraestructura futura.

11 · OPCIÓN B

Hub integrador de plataformas existentes: visión general.

Qué hace Tesluz Intelligence en la Opción B

Consolida información proveniente de plataformas externas.
Orquesta procesos entre herramientas especializadas.
Presenta una vista central de historial y seguimiento.
Añade capa de IA, búsqueda y recomendación.
Normaliza parte de la información para reutilizarla.

Qué permanece principalmente en terceros

Facturación electrónica.
WhatsApp o inbox de mensajería.
Correo corporativo.
Telefonía.
Pasarela de pagos.
Algunos servicios documentales u OCR, si se tercerizan.

Idea central de la Opción B: disminuir el costo y el tiempo inicial usando herramientas existentes, pero centralizando la operación visible en Tesluz.

12 · OPCIÓN B

Requisitos de la Opción B: integración, mapeo y visibilidad.

B-HUB-001

Consolidación de información

La plataforma deberá recibir y presentar información proveniente de servicios externos, manteniendo relación con cliente, proyecto y actividad.

B-HUB-002

Mapeo de datos

Deberán existir reglas de correspondencia entre los campos internos de Tesluz y las estructuras de cada plataforma integrada.

B-HUB-003

Sincronización controlada

Las integraciones deberán soportar envío y recepción de datos, conciliación de estados y prevención de duplicados durante reintentos.

B-HUB-004

Visibilidad centralizada

El usuario deberá poder consultar desde Tesluz, en la medida en que la integración lo permita, estados, respuestas y documentos de las plataformas conectadas.

13 · OPCIÓN B

Requisitos de la Opción B: IA, dependencias y manejo de errores.

B-IA-001

Capa inteligente propia

Aunque se integren servicios existentes, la lógica de búsqueda, comparación y recomendación deberá ejecutarse o controlarse desde Tesluz Intelligence.

B-LIM-001

Dependencia de terceros

La profundidad funcional de cada integración dependerá de APIs, permisos, documentación y restricciones del proveedor externo.

B-LIM-002

Registro de errores

Toda falla de integración deberá registrar servicio, operación, fecha, resultado y trazabilidad suficiente para análisis y reintento.

B-LIM-003

Continuidad parcial

Si un servicio externo no está disponible, Tesluz deberá conservar al menos el histórico y el último estado sincronizado cuando eso sea técnicamente viable.

14 · OPCIÓN B

Continuidad anual y condiciones de salida de la Opción B.

Ventaja principal

Menor costo inicial

Permite empezar más rápido aprovechando capacidades ya existentes en plataformas externas.

Consideración

Mayor dependencia del ecosistema externo

El funcionamiento queda más expuesto a cambios de APIs, licencias, límites operativos y políticas de terceros.

B-SOP-001

Continuidad anual

La anualidad cubre la capa Tesluz, el monitoreo y el mantenimiento preventivo de los conectores construidos dentro del alcance contratado.

B-SOP-002

No renovación

Si el cliente no renueva, Tesluz conserva la capa central contratada y su información propia, pero asume continuidad técnica, licencias y relación con terceros.

15 · COMPARATIVO

Comparación objetiva entre las dos alternativas.

Criterio	Opción A · Plataforma propia	Opción B · Hub integrador
Control del núcleo del negocio	Alto	Medio
Dependencia de terceros	Menor en el núcleo	Mayor
Tiempo inicial de salida	Medio	Más rápido
Costo inicial	Más alto	Más bajo
Escalabilidad a medida	Alta	Media, condicionada por terceros
Riesgo por cambios de APIs o licencias	Moderado	Más alto
Valor estratégico de largo plazo	Mayor	Dependiente del ecosistema externo
Facturación electrónica	Integración externa	Integración externa

Conclusión comparativa: la Opción A fortalece el activo propio de Tesluz; la Opción B reduce la barrera inicial, pero traslada más dependencia al entorno de terceros.

16 · RECOMENDACIÓN

Recomendación objetiva para Tesluz.

Recomendación objetiva principal

Para Tesluz es más conveniente una solución híbrida con predominio de la Opción A: construir como propio el núcleo estratégico —clientes, proyectos, proveedores, productos, catálogos, IA, cotizaciones y seguimiento— y conectar únicamente los servicios especializados que no agregan valor si se desarrollan desde cero.

Por qué: este enfoque protege el conocimiento del negocio, disminuye la dependencia estructural de terceros y deja una base más sólida para crecer.

17 · DECISIÓN

Cuándo conviene cada alternativa.

Elegir Opción A si…

La prioridad es construir activo propio

Conviene cuando Tesluz quiere independencia sobre su lógica comercial, pretende crecer sobre una base propia y busca que el conocimiento técnico y comercial permanezca dentro de su plataforma.

Elegir Opción B si…

La prioridad es bajar costo y salir más rápido

Conviene cuando ya existen varias herramientas operando y el objetivo es orquestarlas con una capa central, aceptando una dependencia mayor del ecosistema externo.

Recomendación práctica: si el presupuesto es muy restringido, la Opción B puede funcionar como etapa inicial; si se piensa a mediano plazo, la Opción A ofrece mejor valor estratégico.

18 · INVERSIÓN

Esquema económico de las dos opciones.

Opción A

$8.000.000 COP

Desarrollo e implementación de la primera versión funcional de Tesluz Intelligence.

Anualidad: $3.000.000 COP / año.

Opción B

$6.000.000 COP

Implementación de la capa integradora central y de las conexiones iniciales definidas en alcance.

Anualidad: $3.000.000 COP / año.

Nota económica: la Opción B puede requerir costos adicionales por licencias, suscripciones o consumos de las plataformas externas conectadas. La anualidad cubre continuidad técnica, mantenimiento y actualizaciones menores del alcance acordado.

19 · CONTINUIDAD

Condiciones de continuidad y terminación del servicio.

COM-001

Alcance de la anualidad

Incluye infraestructura, monitoreo, mantenimiento preventivo, corrección de incidencias y actualizaciones menores dentro del alcance contratado.

COM-002

Exclusiones

No se consideran incluidos módulos completamente nuevos, integraciones nuevas no pactadas, cambios estructurales de alta complejidad ni consumos variables de terceros.

COM-003

Condición de salida

Si Tesluz decide no renovar la anualidad, se realiza la entrega del código, base de datos, documentación y accesos correspondientes al alcance contratado.

COM-004

Responsabilidad posterior

A partir de la no renovación, Tesluz asume mantenimiento, hosting, seguridad, actualizaciones y compatibilidad futura con servicios externos.